AIで業務効率化とは？活用事例を分かりやすく解説

近年、AI（人工知能）の進化と普及により、業務効率化のための新たな可能性が広がっています。AIを活用することで、従来人間が行っていた業務を自動化し、労働時間を大幅に短縮することが可能となります。また、AIは高速に学習し、高精度な結果を出すことができます。これにより、業務の質を向上させるとともに、労働力不足の問題を解消することも期待できます。

目次

• AI（人工知能）による業務効率化とは？
• AI向いている・業務効率化できる仕事
• AI活用で業務効率化を実現した事例3選
• 業務効率化のAIツールの選びコツ
• AI搭載の業務効率化できるツールVidnoz
• AIで業務効率化する時のポイント
• 仕事に合ったAIツールで業務効率化を実現！

AI（人工知能）による業務効率化とは？

AIによる業務効率化とは、AIの技術を活用して業務プロセスを改善し、労働時間を短縮し、業務の質を向上させることを指します。具体的には、AIは大量のデータを高速に処理し、複雑な計算を行う能力を持っています。これにより、人間が行うには時間がかかる業務や、高度な専門知識を必要とする業務をAIが代行することで、業務の効率化を実現します。

業務効率化が求められる背景

AIによる業務効率化が求められる背景には、以下のような要素があります。

• 少子高齢化による労働人口の不足：日本は少子高齢化が進行し、労働人口が減少しています。このため、人手不足を解消するためには、AIを活用して業務を効率化することが求められます。
• 「働き方改革」による業務効率化の必要性：政府は「働き方改革」を推進し、長時間労働の解消を目指しています。これにより、同じ時間内でより多くの業務をこなすためには、業務効率化が必要となります。
• 技術発展、AIブーム：AIの技術が進化し、その活用範囲が広がっています。これにより、AIを活用した業務効率化の可能性が増しています。

業務にAIの導入が必要な原因

AIの導入が必要とされる原因は、主に以下の2つです。

• 労働時間の大幅な短縮：AIは大量のデータを高速に処理する能力を持っています。これにより、人間が行うには時間がかかる業務をAIが代行することで、労働時間を大幅に短縮することが可能となります。
• 高速学習・高精度：AIは機械学習の技術を用いて、大量のデータからパターンを学習し、高精度な予測や判断を行うことができます。これにより、高度な専門知識を必要とする業務をAIが代行することで、業務の質を向上させることが可能となります。

AI業務効率化とAI業務自動化の違い

AI業務効率化とAI業務自動化は、似ているようで異なる概念です。

AI業務効率化は、AIを用いて業務プロセスを改善し、労働時間を短縮し、業務の質を向上させることを指します。一方、AI業務自動化は、AIを用いて人間の介入を必要としない業務プロセスを構築することを指します。

この違いは、AIが持つ「判断能力」によって明確になります。AI業務効率化では、AIは人間の補助的な役割を果たし、人間が最終的な判断を下します。一方、AI業務自動化では、AIが独自の判断を下し、業務プロセスを自動的に進行させます。

これらの違いを理解することで、AIをどのように業務に活かすか、どのようなAIツールを選ぶべきかが明確になります。

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AI向いている・業務効率化できる仕事

AIはその高速な計算能力と学習能力を活用して、様々な業務を効率化することが可能です。以下に、AIが特に向いているとされる業務と、その理由を説明します。

人事異動にAIを活用

人事業務は、採用活動や評価管理、教育訓練など、多岐にわたる業務を含んでいます。これらの業務は、大量のデータを扱うことが多く、AIの高速なデータ処理能力が活かされます。例えば、採用活動では、AIが履歴書のスクリーニングを行うことで、人事担当者の業務負荷を軽減することが可能です。また、評価管理では、AIが従業員のパフォーマンスデータを分析し、公平な評価を支援します。

営業トークをAIが判定

営業業務では、顧客のニーズを理解し、適切な提案を行うことが求められます。AIは、大量の顧客データを分析し、顧客の購買傾向やニーズを予測することが可能です。これにより、営業担当者はより効果的な提案を行うことができます。また、AIは営業活動の結果を分析し、営業戦略の最適化を支援します。

工場原材料の不良品を検知

工場業務では、生産ラインの管理や品質管理など、高度な専門知識と精密な作業が求められます。AIは、センサーデータなどの大量のデータを分析し、生産ラインの最適化や品質異常の早期発見を支援します。これにより、生産効率の向上と品質の保証が可能となります。

問い合わせ対応チャットボットが活用

問い合わせ対応業務では、顧客からの問い合わせに迅速かつ適切に対応することが求められます。AIのチャットボットは、標準的な問い合わせに自動的に対応することが可能で、顧客サポート担当者の業務負荷を軽減します。また、AIは過去の問い合わせデータからパターンを学習し、より適切な対応を行うことが可能となります。

物流在庫データや配送データを分析

物流業務では、在庫管理や配送スケジューリングなど、複雑な業務を効率的に行うことが求められます。AIは、在庫データや配送データを分析し、在庫の最適化や配送ルートの最適化を支援します。これにより、在庫の過剰や不足を防ぎ、配送の効率を向上させることが可能となります。

保守と安全のために早期発見や予防保守を支援

保守・安全業務では、設備の保守管理や安全対策など、高度な専門知識と注意力が求められます。AIは、設備のセンサーデータを分析し、異常の早期発見や予防保守を支援します。また、AIはビデオ監視データを分析し、安全対策の強化を支援します。これにより、設備の長寿命化と安全の確保が可能となります。

AI活用で業務効率化を実現した事例3選

以下に、AIを活用して業務効率化を実現した具体的な事例を3つ紹介します。

AI業務効率化事例①：文章作成におけるChatGPTの活用

文章作成業務では、OpenAIのChatGPTを活用する事例が見られます。ChatGPTは、大量のテキストデータから学習したAIで、自然な文章を生成することが可能です。これにより、記事作成やレポート作成などの時間を大幅に短縮することが可能となります。また、ChatGPTはユーザーの指示に基づいて文章を生成するため、個々のニーズに合わせた文章作成が可能となります。

AI業務効率化事例②：画像生成におけるMidjourneyの活用

デザイン業務では、AIを活用して画像を生成する事例があります。Midjourneyは、AIを活用してユーザーの要望に応じた画像を生成するツールです。これにより、デザイナーは複雑な画像作成作業から解放され、より創造的な作業に集中することが可能となります。

そのほか、VidnozのAIアバターメーカーは、英語のテキストを入力することで、それらの特徴を持ったアバターが作成されます。

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AI業務効率化事例③：音声自動認識による文字起こしのWhisperの活用

音声データの文字起こし業務では、OpenAIのWhisperを活用する事例があります。Whisperは、音声データを高精度にテキストデータに変換するAIです。これにより、手動での文字起こし作業の時間を大幅に短縮することが可能となります。

それに対して、テキストを日本語の自然な音声に変換するプログラムもあります。VidnozのAI音声合成・音声読み上げサイトは、AIを訓練するために実際の人々の声を使用する世界標準の比類のない人工知能技術です！

これらの事例からもわかるように、AIは様々な業務で効率化を実現することが可能です。しかし、AIの導入には適切なデータの収集と分析、そしてAIの能力を理解した適切な運用が必要となります。

業務効率化のAIツールの選びコツ

AIツールを選ぶ際には、以下のポイントを考慮すると良いでしょう。

業務効率化向ける機能

AIツールを選ぶ際には、そのツールが業務効率化に対応した機能を持っているか確認することが重要です。例えば、自動化、データ分析、予測モデリングなどの機能があります。また、特定の業務に特化した機能があるツールもありますので、自社の業務内容に合わせて選ぶことが求められます。

クラウドでの可用性

現在のビジネス環境では、リモートワークや複数の場所からのアクセスが必要となることが多いです。そのため、クラウド上で利用可能なAIツールを選ぶことが推奨されます。これにより、場所を問わずにツールを利用することが可能となり、業務の柔軟性が向上します。

操作しやすいか

AIツールは高度な技術を用いていますが、それを操作するためにはユーザーフレンドリーなインターフェースが必要です。操作が複雑であればあるほど、スタッフの学習コストが増え、結果的に業務効率化につながりません。そのため、直感的に操作でき、必要な情報を簡単に取得できるツールを選ぶことが重要です。

正式かつ安全なツール（無料利用期間や無料機能のある）

AIツールを選ぶ際には、そのツールが信頼性と安全性を確保しているか確認することが重要です。具体的には、ツールの提供元が信頼できる企業であること、データの保護がしっかりと行われていることなどが挙げられます。また、無料で利用できる期間や機能があるツールを選ぶことで、実際にツールを試してから購入することが可能となります。

AI搭載の業務効率化できるツールVidnoz

Vidnozは、AI搭載のオンラインビデオ制作・編集・共有サイトとして、業務効率化の面で次のような利点があります。

• 動画生成早い：テンプレート（動画編集・テレプロンプタ）
• ワンクリックで共有（メール、リンク、コード埋め込み）：オンライン動画編集、サードパーティ製ツール不要すばやくパーソナライズできる
• 見込み顧客に関する情報を素早く入手：顧客の視聴行動をAIで解析できる
• AI音声読み上げ・喋るアバター機能サイト付け

【効率化のコツ】自社のサービスを動画にする：プレゼン動画作成はAIサイトで手間がかからない【パワポスキル不要】

AIで業務効率化する時のポイント

AIを業務に導入し、その効果を最大限に引き出すためには、以下のポイントを考慮することが重要です。

目前の非効率は人の手では変えられないのか

AIを導入する前に、まず現状の業務フローを見直すことが重要です。業務の流れや決裁の流れ自体による非効率が発生していないか確認し、人の手で改善できる部分は改善しておくことが求められます。これにより、AIを導入した際にその効果を最大限に引き出すことが可能となります。

AIが仕事のどの部分を効率化できるかを知る

AIがどのような業務を効率化できるのかを理解することが重要です。AIは大量のデータを高速に処理する能力や、複雑な計算を行う能力を持っています。これらの能力を活用して、どの業務を効率化することが可能なのかを把握し、AIの導入計画を立てることが求められます。

AIに全面的に依存しない

AIは高度な技術を用いて業務を効率化しますが、それに全面的に依存することは避けるべきです。AIはあくまでツールであり、その使用方法を誤ると予期しない問題を引き起こす可能性があります。また、AIが理解できないような複雑な問題や、人間の直感や経験に基づく判断が必要な場合もあります。そのため、AIの能力を理解し、適切に活用することが重要になっていきます。

トラブルを避けるために著作権に配慮してください

AIを使用する際には、著作権に配慮することが重要です。AIが生成するコンテンツや、AIが学習するためのデータには著作権が存在する場合があります。そのため、著作権を侵害しないように注意し、必要な許可を得ることが求められます。

仕事に合ったAIツールで業務効率化を実現！

AIツールの導入は、業務効率化を図る上で非常に有効な手段です。しかし、その効果を最大限に引き出すためには、自社の業務内容に合ったAIツールを選ぶことが重要です。

AIツールは多種多様で、それぞれが異なる機能や特性を持っています。その中から最適なツールを選ぶためには、まず自社の業務内容を深く理解し、どの部分を効率化したいのか、どのような機能が必要なのかを明確にすることが求められます。

また、AIツールを導入する際には、その操作性や安全性、サポート体制なども考慮することも重要になってきます。これらの要素が整っているツールを選ぶことで、スムーズに導入を進め、業務効率化を実現することが可能となります。

AIツールの導入は、一時的な業務改善だけでなく、組織全体の生産性向上や業務品質の向上に寄与します。自社の業務に最適なAIツールを選び、業務効率化を実現しましょう。